1. Danh mục hồ sơ pháp lý :
– Đăng ký kinh doanh tất cả các lần thay đổi.
– Điều lệ công ty
– Quy chế tiền lương
– Quy chế tài chính
– Đang ký tài khoản ngân hàng
– danh sách cổ đông hoặc thành viên ( Cty CP or TNHH 2 TV)
– Đăng ký hình thức kế toán
– Đăng ký phương pháp khấu hao với cơ quan thuế
2. Danh mục hồ sơ chi tiết và cách kiểm tra cụ thể:
2.1 Hồ sơ khai thuế:
– Tờ khai thuế GTGT theo tháng (Quý) và Bảng kê đầu ra, đầu vào tương ứng( Bảng kê không cần nộp cho cơ quan thuế nữa nhưng trong kỳ sau khi nộp tờ khai xong, các bạn nên in ra kẹp cùng tờ khai và sắp theo thứ tự nhé, vì cơ quan thuế đến thanh tra bao giờ cũng sẽ hỏi cái đó.
– Giấy nộp tiền ngân sách của các loại thuế: Thuế GTGT, thuế môn bài, thuế TNDN, (sắp xếp vào từng quý theo tờ khai thuế luôn.)
– Thông báo phát hành hóa đơn, Hợp đồng đặt in hóa đơn( HĐ giấy, Hợp đồng mua hoá+ quý định sử dụng hoá đơn điện tử đối với HĐ điện tử ;+ Mẫu hoá đơn.
– Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn;
– Báo cáo tài chính, Quyết toán thuế TNDN các năm quyết toán;
– Bảng tính giá thành + Bảng đăng ký định mức từng thời điểm của từng loại hàng sản xuất nhé.
2.2 Cách kiểm tra hồ sơ thuế
– Kiểm tra lại số trên bảng kê đã khớp với số trên tờ khai thuế GTGT theo tháng (Quý) chưa? kiểm tra doanh thu đã khớp với các chỉ tiêu bán ra chưa? Chưa thì kiểm tra lại,
– Hóa đơn đã sắp xếp theo bảng kê chưa? Hóa đơn đã đầy đủ theo bảng kê chưa? Thiếu hoặc sai thì Ghi chú lại để kiểm tra
Kiểm tra Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giữa các Quý xem đã khớp nhau chưa? Các hóa đơn “Xóa bỏ” có đầy đủ các liên chưa?
– Xem lại tờ khai Quyết toán thuế TNDN điều chỉnh tăng, giảm chi phí doanh thu gì không? Ghi chú lại từng năm nếu có phát sinh để giải trình
ki
– Kiểm tra số dư TK 133 trên CĐKT có khớp với số dư thuế GTGT được khấu trừ chuyển kỳ sau trên tờ khai thuế GTGT tháng hoặc quý cuối cùng của nămchưa. Nếu có chênh lệch thì tìm nguyên nhân và ghi chú lại để giải trình.
3. Hồ sơ lương
3.1- Danh mục hồ sơ lương
– Tờ khai khấu trừ thuế tncn
– Tờ khai Quyết toán thuế TNCN các năm quyết toán
– Cam kết 02 – uỷ quyền quyết toán ( nếu có)
– Hợp đồng lao động.
– Chứng từ khấu trừ thuế tncn cấp cho người lao động(nếu có)
– Bảng lương từng tháng, bảng chấm công
– Quyết định tăng lương, quyết định thưởng
3.2 Cách kiểm tra hồ sơ lương
– Kiểm tra xem các hợp đồng lao động đã đầy đủ hay chưa? Thiếu hợp đồng lao động của những ai thì ghi chú lại để bổ sung.
– Các khoản lương, thưởng, phụ cấp… đã thể hiện rõ trong Hợp đồng lao động, Quy chế của công ty hay chưa?
– Những khoản chi trả lương bằng tiền mặt có đầy đủ chữ ký của người lao động hay chưa?
Các Quyết định tăng lương, thưởng trong năm đã đầy đủ chưa? Ghi chú lại nếu thiếu thì bổ sung.
4. Hồ sơ của khoản vay
4.1 Danh mục hồ sơ vay
– Hợp đồng vay
– Khế ước nhận nợ (kèm các hoá đơn photo của nhà cung cấp mà công ty vay để trả, hợp đồng mua bán hàng hoá.)
4.2 Cách kiểm tra hồ sơ khoản vay
– Kiểm tra các khoản vay phát sinh trong năm có đầy đủ hợp đồng không, đủ khế ước nhận nợ không;
– Chi phí lãi vay có phải vốn hóa hay tính được tính chi phí được trừ hết không?( lưu ý xem lại phần tiền mặt và vốn điều lệ nhé)
– Các khoản lãi vay cho các hợp đồng trả lãi cuối kỳ có được trích trước chi phí lãi vay vào chi phí trong kỳ chưa?
5. Hồ sơ các khoản công nợ
5.1 Danh mục hồ sơ
– Hợp đồng kinh tế đầu vào, đầu ra
– Phụ lục hợp đồng kinh tế
– Biên bản đối chiếu công nợ.
5.2 Cách kiểm tra hồ sơ các khoản công nợ
– Kiểm tra xem đã có đủ hợp đồng kinh tế hay chưa? Không yêu cầu có hết nhưng phải có của những khách hàng, nhà cung cấp lớn hoặc số dư lớn?
– Những khách hàng ứng trước tiền hàng kiểm tra xem hợp đồng có điều khoản ứng trước hay không?
– Những khách hàng có biên bản đối chiếu công nợ đã khớp với số dư trên sổ kế toán hay chưa?
5.3 Sổ sách kế toán cần in và cách kiểm tra
– In đầy đủ sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản: Trước khi in cần đối chiếu sổ cái, số chi tiết các tài khoản với BCTC đã nộp cho cơ quan thuế. Nếu có chênh lệch cần kiểm tra lại và sửa lại cho đúng rồi mới in;
5.4- Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
– Hồ sơ gồm: Số quỹ; Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng; Phiếu thu, chi, chứng từ ngân hàng;
– Kiểm tra xem sổ quỹ có bị âm thời điểm hay không?
– Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng đã khớp với sao kê ngân hàng chưa?
– Phiếu thu , chi tiền mặt đã hợp lý, hợp lệ chưa?
6. Hàng tồn kho
6.1 – Danh mục hàng tồn kho
Hồ sơ gồm: Tổng hợp nhập xuất tồn; Phiếu nhập kho, xuất kho; Sổ chi tiết vật tư.
6.2 Cách kiểm tra
Số liệu trên bảng NXT có khớp với trên bảng CĐPS hay không?
Kiểm tra toàn bộ phiếu nhập, xuất kho đã có đầy đủ chữ ký hay chưa?( Chứng từ kèm theo gồm : 1- Yêu cầu mua hàng, Phiếu nhập, hoá đơn, Phiếu xuất kho hoặc biên bản bàn giao của bên bán, biên nghiệm thu chất lượng vật tư, yêu cầu mua hàng, chứng từ thanh toán).
7. Tài sản cố định
Hồ sơ gồm: Bảng tính khấu hao TSCĐ; Biên bản nghiệm thu, bàn giao TSCĐ; Biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản nghiệm thu tài sản cố định, biên bản nghiệm thu đánh giá chất lượng ts. Hoá đơn.
Cách kiểm tra:
Kiểm tra lại số phân bổ trong năm trên sổ kế toán (PS Có TK 214) và trên bảng tính khấu hao đã khớp nhau hay chưa?
Các TSCĐ phát sinh tăng đã đầy đủ hồ sơ, hóa đơn chứng từ hợp lệ chưa?
TSCĐ giảm trong kỳ đã có biên bản thanh lý chưa?( hồ sơ thanh lý gồm. biên bản họp – quyết định- biên bản đánh giá lại tài sản, biên bản thanh lý ts.
8. Công cụ dụng cụ
Hồ sơ gồm: Bảng tính phân bổ công cụ, dụng cụ, hoá đơn chứng từ.
Cách kiểm tra:
Kiểm tra xem Phát sinh bên Nợ đã khớp với giá trị những tài sản tăng trong năm trên bảng tính phân bổ hay chưa?
Phát sinh Có TK 242 đã khớp với bảng tính phân bổ hay chưa?
9. Các khoản thanh toán trên 20tr
Hóa đơn và thanh toán: Hóa đơn có giá trị trên 20 triệu và thanh toán tiền mặt trên 20 triệu;
Cách kiểm tra:
Photo các hóa đơn trên 20 triệu kẹp cùng UNC để giải trình với cơ quan thuế nếu được hỏi.
Kiểm tra xem TK 111 có những nghiệp vụ chi trả cho nhà cung cấp hoặc đối ứng với TK Chi phí, Hàng tồn kho có vượt quá 20 triệu không?